Funktionen

Keine zusätzlichen Serverlizenzen

oder Betriebssysteme notwendig

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Der Netscanner dient der Verzeichnisüberwachung und importiert automatisch sämtliche Dokumente von FTP-, SMB-, IMAP- und POP3-Verzeichnissen.

 

Eingescannte Dokumente können direkt abgegriffen werden. Nach der Volltexterkennung werden sie an den Dokumenteneingang  übergeben, wo sie manuell oder automatisch (optional) im DOCUS Archiv abgelegt werden können.

Netscanner

Verzeichnisüberwachung und Im- wie Export von Daten auf höchstem Niveau.

  • schnelle Dokumentenverarbeitung
  • arbeitet zuverlässig im Hintergrund

Netscanner

 

Die Aktenplan-Funktion ermöglicht neben der chronologischen Ablage vielfältiger Dokumentenarten auch die Zusammenfassung zu Kunden-, Projekt, Vorgangs-, Lieferanten-, Fahrzeug- und/oder Maschinenakten.

 

Der DOCUS Aktenplan ermöglicht die Anzeige von Dokumenten in Relation zueinander, sowie die Zusammen-fassung zu übersichtlichen Akten mit Registerverzeichnis.

Aktenplan

Noch während eines Kundentelefonates

auf alle Unterlagen zugreifen können

  • konfigurierbare Aktenpläne            und Register
  • automatische Sortierung               nach Index-Kriterien
  • Erzeugung von Deckblättern

Aktenplan

 

Das DOCUS Archiv ermöglicht die chronologischen Ablage vielfältiger Dokumenten- und Datenarten.

Die DOCUS Archivbaumstruktur lässt sich Individuell nach Ihren Wünschen aufbauen und nachhaltig anpassen.

 

Abgelegte Dokumente können bei der Indexierung mit einer Gültigkeitsdauer bzw. mit einem Ablaufzeitpunkt versehen werden. Damit ermöglicht DOCUS die revisionskonforme Ablage steuerrelevanter Dokumente und die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Keine tausend Fenster. Alles auf einen Blick!

  • rechtssichere Ablage
  • einfache Bedienung
  • schnell und individualisierbar
  • Datensicherheit durch Linux-Kern und Verschlüsselung
Archiv

Archiv

 

Jedes in DOCUS eingescannte Dokument wird mit Hilfe aktuellster Texterkennungssoftware von DOCUS erkannt. Neben einer optionalen Auto-Indexierung Ihrer Dokumente lassen sich hiermit allen in DOCUS abgelegten Text-Dokumente auch nach Inhalten durchsuchen.

Volltexterkennung

Volltexterkennung

  • hohe Treffgenauigkeit der OCR-Erkennung
  • optional automatisierbare Verschlagwortung
  • schnelle Volltextsuche

Ohne Schulung zum Experten werden: suchen, finden und sofort Auskunft geben können

 

DOCUS Netscanner
Workflow Logo

 

Der DOCUS Workflow ermöglicht es Ihnen unterschiedliche Verwaltungs-Prozesse abzubilden und Arbeitsgruppen mit verschiedenen Zuständigkeiten und Fristen zu definieren. Durch das Mitschreiben sämtlicher Bearbeitungsschritte, macht DOCUS Dokumentenprozesse transparent und nachvollziehbar.

  • Interne Dokumentenverteilung mit definierbaren Anwendergruppen
  • Individuelle Stempel zur Gestaltung von Prüf- und Freigabeprozessen
  • Ampelsystem mit individuell einstellbaren Fristen zur Überwachung und Wiedervorlage von Dokumenten
  • Vorkontierung
  • Erzeugung und Verwaltung von digitalen Vorgangskopien
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Das DOCUS CRM-Modul ist eine systemstrategische Erweiterung für DOCUS Base und übernimmt im kombinierten Einsatz die Führung Ihres DOCUS Systems. Es ermöglicht Ihnen das Anlegen und Verwalten von Kunden bzw. Mandanten, Lieferanten, und Partnern mit den dazugehörigen geschäftsrelevanten Daten. Dokumente des DOCUS Archivs verlinken sich nahtlos mit den CRM-Daten.

 

Das CRM-Modul ermöglicht außerdem die Strukturierung Ihrer Vertriebsaktivitäten wie bspw. Dialog- oder Email-Marketingkampagnen.

  • Alle Daten zu ihren Kontakten einfach verwalten
  • Gestalten von individuellen Telefonakquise-Kampagnen
    (kreieren von Telefonleitfaden)
  • Telefonakquiselisten mit Ampel- und Erinnerungsfunktion
  • Erzeugung und Verwaltung von Wiedervorlagen mit Kalenderanbindung
  • Notizen, Kontakthistorie und Kontaktplanung für ihre Bestands- und Neukontakte

Alles über Ihren Kunden auf einen Blick:
Das DOCUS CRM-Modul

AddOn-Funktionen Logo

Barcode

Barcode

 

DOCUS verarbeitet und erkennt Barcode-Informationen. Je nach Funktionszuweisung, können Dokumente automatisch abgelegt oder — wenn im Block gescannt — getrennt und mit Schlagworten versehen werden.

 

Anhand von Barcodeinformationen kann DOCUS weitere Indexkriterien von bestehenden Datenbanken anderer Informationssysteme abfragen und nutzen.

 

Emailablage

Emailablage

Vielfältige Indexkriterien, wie Absender, Uhrzeit oder Betreff können automatisch ausgelesen und für die Verschlagwortung genutzt werden.

 

DOCUS bietet client- und server-seitige Email-Archivierung. Bei der clientseitigen Archivierung entscheidet der einzelne Anwender selber, welche Emails wo abgelegt werden sollen. Die serverseitige Email-Archivierung ermöglicht das Überwachen von IMAP- und POP3-Postfächern und das automatische Abgreifen von Emails.

 

Schnittstellen Logo

Webservice

SQL-Datenbank

XML

Schnittstelle zur Übernahme von Indexdaten aus XML-Dateien

 

Diese Schnittstelle erlaubt Zugriff auf alle Funktionen des DOCUS Servers per XML/SOAP Standard

Modul zur Abfrage von Indexdaten aus einer bestehenden Datenbank (Warenwirtschaft) zzgl. jeweiliger JDBC Treiber

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